Qué saber
- Sheet1 contiene la lista desplegable y Sheet2 es su fuente de datos.
- En la hoja 2: Seleccione los datos que desea usar y escriba un nombre para ellos en el Cuadro de nombre.
- En la hoja 1: Seleccione una celda, luego seleccione Datos > Validación de datos. En Permitir, seleccione Lista. En Fuente, escriba =nombre de mi lista.
Este artículo explica cómo crear una lista desplegable en Excel que extrae datos de una hoja de trabajo diferente. Esto le permite ingresar datos en una celda específica de una hoja de trabajo desde una lista preestablecida de entradas. Las instrucciones cubren Excel 2019, 2016, 2013 y 2010 y Excel para Mac 2019, 2016 y 2011.
Ingrese los datos para el menú desplegable
En este ejemplo, el menú desplegable está en la Hoja1 y los datos están en la Hoja2. Agregue otra hoja en Excel si aún no tiene una.
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Abra la Hoja1 y escriba Tipo de cookie: en la celda D1.
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Hoja abierta2. En las celdas A1 a A4, escriba: pan de jengibre, limón, avena con pasas y chispas de chocolate.
Image Formatea estas celdas como quieras. No interferirá con la funcionalidad de la lista desplegable.
Nombra la selección de datos de la lista
Un rango con nombre le permite referirse a los datos de la lista como un nombre común en lugar de como celdas individuales. Para crear un rango con nombre, seleccione las celdas que estarán en la lista y asigne un nombre a la selección. Así es como:
- Seleccione las celdas que desea usar para la lista desplegable. Para este ejemplo, seleccione las celdas A1–A4 en la Hoja2.
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Seleccione el Cuadro de nombre arriba de la Columna A y debajo del menú de Excel. Podría decir A1 o A4.
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Escriba Cookies en el Cuadro de nombre.
Image - Presione Entrar.
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Las celdas A1 a A4 en la hoja 2 ahora tienen el nombre de rango de Cookies.
Los rangos con nombre tienen muchos usos en Excel. Por ejemplo, facilitan la creación de fórmulas y gráficos.
Hacer la lista desplegable
Ahora está listo para crear la lista desplegable. En este ejemplo, el menú desplegable aparecerá en la celda E1 en Sheet1.
- Seleccione E1 de la Hoja1. (Si desea que su lista desplegable esté ubicada en otro lugar, vaya a esa celda).
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Seleccione Datos de la cinta.
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Haga clic en el icono Validación de datos en el grupo Herramientas de datos y elija Validación de datos o Validar en el menú desplegable, según la versión de Excel que está utilizando.
Image - Seleccione la pestaña Configuración en la ventana emergente.
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Seleccione Lista del menú Permitir.
Image - Escriba=Cookies en el cuadro de texto Fuente.
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Seleccione Aceptar.
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Aparece una pequeña flecha en la celda E1 de la Hoja1. Seleccione esta flecha para ver los elementos de la lista. Elija un elemento de la lista para insertar los datos en la celda.
Para eliminar la lista desplegable, seleccione la celda E1, vuelva a abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y seleccione Borrar todo.
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Edición de los elementos de la lista desplegable
Para mantener actualizada la lista desplegable con los cambios en sus datos, cambie las opciones de la lista. Debido a que este ejemplo utiliza un rango con nombre como origen de una lista, cambiar los nombres de las cookies en las celdas A1 a A4 de la Hoja2 cambia inmediatamente los nombres en la lista desplegable de la Hoja1.
Por ejemplo, si cambia Oatmeal Raisin a Shortbread, la lista desplegable muestra la nueva entrada.
Opciones para proteger la lista desplegable
Sus datos están en una hoja de trabajo diferente a la lista desplegable, por lo que tiene dos opciones para proteger los datos de la lista.
- Si la seguridad no es una preocupación, oculte la hoja de trabajo que contiene los datos de la lista. Esto facilita la actualización de la lista.
- Si le preocupa la seguridad, agregue una contraseña a la hoja para que solo las personas que tengan la contraseña puedan editar la lista.
